slicing-scm/docs/BP-SCM-INDONESIA.md

Manajemen Rantai Pasok — Proses Bisnis

1. Proses Pengadaan

PR → PO → GR → 3-Way Match → Faktur → Pembayaran

1.1 Purchase Requisition (PR) / Permintaan Pembelian

Pemicu: Departemen mengidentifikasi kebutuhan material atau jasa.

1. Pemohon membuat PR dengan rincian item, kuantitas, estimasi biaya, dan justifikasi
2. PR melalui persetujuan bertingkat berdasarkan nilai:
   • Level 1: Manajer Departemen (hingga Rp 10M)
   • Level 2: Manajer Rantai Pasok (Rp 10M–Rp 100M)
   • Level 3: Direktur (>Rp 100M)
3. PR yang disetujui dikonversi menjadi Purchase Order
4. PR yang ditolak dapat direvisi dan diajukan ulang

Field utama: No. PR (otomatis), pemohon, departemen, tanggal diperlukan, item (SKU, deskripsi, qty, UOM, estimasi harga), justifikasi, riwayat persetujuan

1.2 Purchase Order (PO)

Pemicu: PR disetujui atau kebutuhan pengadaan langsung.

1. Petugas pengadaan memilih pemasok (sistem menyarankan pemasok preferensi)
2. PO mencakup: pemasok, gudang tujuan, item (SKU, qty, harga satuan), tanggal pengiriman, syarat pembayaran
3. Alur persetujuan PO dengan batas wewenang yang dapat dikonfigurasi:
   • Hingga Rp 50M: Manajer Pengadaan
   • Rp 50M–Rp 500M: Manajer Keuangan
   • Diatas Rp 500M: Direktur
4. PO dikirim ke pemasok melalui email (PDF) atau portal pemasok
5. Konfirmasi penerimaan dari pemasok dicatat

Siklus PO: Draft → Menunggu Persetujuan → Disetujui → Diterima Sebagian → Selesai → Ditutup

Amendemen PO: Perubahan terhadap PO yang sudah disetujui (qty, harga, jadwal kirim) memerlukan catatan amendemen dengan alasan. Persetujuan ulang diperlukan jika amendemen melebihi batas.

1.3 Penerimaan Barang (Goods Receipt)

Pemicu: Barang fisik tiba di gudang.

1. Staf gudang membuat Goods Receipt Note (GRN) yang merujuk ke PO
2. Kuantitas yang diterima dicatat per item PO
3. Inspeksi Kualitas: Barang diarahkan ke antrian inspeksi
   • Lulus → Diterima ke inventory
   • Gagal → Ditolak atau Dikarantina dengan NCR
   • Sebagian → Terima qty baik, tolak yang cacat
4. Level inventory diperbarui otomatis setelah konfirmasi GRN
5. Putaway ke lokasi bin yang disarankan berdasarkan kategori item

Penanganan selisih: Selisih kuantitas atau kualitas ditandai secara otomatis. Kekurangan dicatat sebagai penerimaan tertunda.

1.4 Three-Way Matching (Pencocokan Tiga Arah)

Pemicu: Faktur pemasok diterima.

1. Sistem mencocokkan: kuantitas PO × harga satuan ↔ kuantitas GR ↔ kuantitas faktur × harga faktur
2. Status pencocokan:
   • Cocok — ketiga dokumen sesuai → pembayaran diantrekan
   • Tidak Cocok — selisih teridentifikasi → diselesaikan via nota debit/kredit atau override
3. Selisih memerlukan disposisi: setujui dengan toleransi, buat nota debit, atau tolak faktur

1.5 Kinerja Pemasok

• Tepat Waktu %: Item PO dikirim pada atau sebelum tanggal diminta
• Fill Rate %: Kuantitas dikirim / kuantitas dipesan
• Tingkat Cacat %: Qty ditolak / total qty diterima
• Skor Komposit: Rata-rata tertimbang dari metrik di atas
• Insiden Ketidaksesuaian: Masalah kualitas dilacak dengan tingkat keparahan (Kritis/Besar/Kecil), disposisi (Kembali/Rework/Konsesi), dan pelacakan tindakan korektif
• Blacklist/Persetujuan: Pemasok dapat ditandai sebagai Dalam Review, Blacklist, atau Menunggu Onboarding dengan jejak audit lengkap

---

2. Proses Inventory

Penerimaan → Putaway → Penyimpanan → Picking → Packing → Pengiriman
                    ↓
          Transfer / Penyesuaian / Hitung / Pemakaian / Disposal

2.1 Pelacakan Inventory

• Visibilitas real-time di semua gudang dan lokasi bin
• Kuantitas stok: On Hand, Tersedia (On Hand − Dipesan), Dipesan (dialokasikan ke pesanan)
• Metode valuasi: FIFO, LIFO, Rata-rata Tertimbang
• Klasifikasi ABC: A = 80% nilai, B = 15%, C = 5% — mendorong frekuensi hitung siklus dan prioritas review
• Pelacakan Lot/Batch: Setiap lot penerimaan dicatat dengan tanggal produksi, tanggal kedaluwarsa, dan sisa umur simpan. FEFO (First Expired First Out) untuk picking.
• Pelacakan Nomor Seri: Unit individu dilacak sepanjang siklus: Penerimaan → Penyimpanan → Pengiriman → Retur → Pensiun

2.2 Manajemen Gudang

• Hierarki multi-lokasi: Perusahaan > Gudang > Zona > Lorong > Rak > Bin
• Aturan Putaway: Sistem menyarankan bin optimal berdasarkan kategori item, kecepatan pergerakan, ukuran
• Transfer: Stok dipindahkan antar gudang dengan ketertelusuran penuh (Permintaan Transfer → Dispatch → Dalam Perjalanan → Terima)
• Hitung Siklus: Sesi hitung periodik dengan laporan selisih:
  1. Buat sesi (target item/zona)
  2. Blind count (penghitung tidak melihat qty sistem)
  3. Laporan selisih dengan ekspektasi vs aktual
  4. Posting penyesuaian dengan kode alasan dan persetujuan supervisor
• Stock Take Fisik : Hitung inventory penuh di akhir periode dengan operasi dibekukan
• Pick List: Dihasilkan dari SO yang dikonfirmasi dengan urutan pick yang dioptimalkan untuk rute

2.3 Penyesuaian Stok

• Kode alasan: Rusak, Kedaluwarsa, Ditemukan, Hitung Ulang, Write-Off, Lainnya
• Persetujuan supervisor wajib untuk write-off di atas batas
• Jejak audit penuh dengan nilai sebelum/sesudah

2.4 Stok Minimum & Pemesanan Ulang

• Reorder Point: Ketika stok saat ini turun di bawah minimum yang dikonfigurasi
• Safety Stock: Buffer terhadap variabilitas permintaan
• EOQ (Economic Order Quantity): Perhitungan kuantitas pesanan optimal
• Rekomendasi pemesanan ulang otomatis: Sistem menghasilkan rekomendasi pengisian ulang

2.5 Umur Inventory

• Item dikelompokkan berdasarkan rentang usia: 0–30h, 31–60h, 61–90h, 91–180h, 181–365h, 365+h
• Item bergerak lambat dan usang ditandai untuk review dan kemungkinan disposal

2.6 Pemakaian & Disposal Material

• Pemakaian: Konsumsi dicatat dengan alokasi pusat biaya/proyek. Otomatis mengurangi inventory.
• Disposal: Stok kedaluwarsa, rusak, atau usang dibuang dengan alasan, metode, dan persetujuan.

---

3. Proses Pemenuhan Pesanan

Sales Order → ATP Check → Konfirmasi → Pick → Pack → Kirim → Antarkan → Faktur

3.1 Sales Order (SO)

Pemicu: Pelanggan melakukan pemesanan (entri manual atau integrasi e-commerce).

1. Entri pesanan dengan info pelanggan, item, alamat kirim, tanggal diminta, syarat pembayaran
2. Pemeriksaan ATP (Available-to-Promise) saat entri pesanan:
   • Sistem memeriksa stok tersedia + PO masuk − reservasi yang ada
   • Memberikan tanggal pemenuhan paling awal
   • ATP parsial: sebagian qty sekarang, sisanya backorder
3. Pesanan dikonfirmasi setelah ketersediaan atau penerimaan pelanggan

Siklus SO: Draft → Dikonfirmasi → Picking → Dikirim → Diantarkan → Ditutup

3.2 Pick, Pack, Kirim

1. Pick List dihasilkan dari SO yang dikonfirmasi (dioptimalkan untuk rute gudang)
2. Item diambil dari bin, kuantitas dikonfirmasi
3. Packing: Item dikemas dan diberi label. Packing list dihasilkan.
4. Pengiriman Dibuat: Kurir ditetapkan, nomor pelacakan dicatat
5. Konfirmasi Pengiriman: POD dicatat (timestamp, nama penerima, tanda tangan)

3.3 Backorder

• Pemenuhan parsial membuat backorder otomatis untuk kuantitas yang tidak terpenuhi
• Backorder dipenuhi saat stok tersedia (penerimaan PO berikutnya)
• Pelanggan diberitahu tentang status backorder

3.4 Retur / RMA

Pemicu: Pelanggan meminta retur (cacat, barang salah, rusak, atau perubahan pikiran).

1. RMA (Return Merchandise Authorization) dibuat dengan kode alasan
2. Retur disetujui berdasarkan kebijakan:
   • Cacat → Persetujuan segera
   • Permintaan pelanggan → Tergantung jendela retur
3. Disposisi: Perbaiki & Kembalikan, Ganti, Refund, Nota Kredit, Scrap
4. Inventory dikembalikan untuk retur yang diterima
5. Inspeksi kualitas untuk barang yang diretur sebelum masuk stok kembali

3.5 Faktur Penjualan

• Dihasilkan otomatis saat pengiriman atau konfirmasi pengiriman
• Faktur dicocokkan dengan item SO
• Pelacakan status pembayaran: Belum Dibayar → Sebagian → Lunas
• Peringatan pembayaran terlambat dengan ambang yang dapat dikonfigurasi

---

4. Siklus Hidup Pemasok

Onboarding → Kualifikasi → Kontrak → Kinerja → Evaluasi → (Perbarui / Ganti / Blacklist)

4.1 Onboarding

• Pendaftaran pemasok dengan rincian perusahaan, NPWP, rekening bank, kontak
• Banyak kontak per pemasok dengan peran dan saluran preferensi
• Kategorisasi pemasok: Bahan Baku, Barang Jadi, Kemasan, Jasa, Logistik

4.2 Kontrak

• Kontrak dicatat dengan tanggal berlaku, syarat pembayaran, lingkup
• Peringatan perpanjangan otomatis dan kedaluwarsa
• Daftar harga yang disetujui per SKU

4.3 Evaluasi Kinerja

• Scorecard periodik dihasilkan otomatis
• Bobot KPI dapat dikonfigurasi oleh admin pengadaan
• Peringkat: Excellent (90+), Good (75–89), Fair (60–74), Poor (<60)

4.4 Tindakan Korektif

• NCR pemasok memicu permintaan tindakan korektif
• Pelacakan CAPA (Corrective and Preventive Action)
• Kegagalan berulang menyebabkan review blacklist

---

5. Logistik & Transportasi

Kirim → Lacak → Antarkan → Konfirmasi → Faktur

5.1 Perencanaan Pengiriman

• Pengiriman outbound direncanakan dengan penetapan kurir
• Perbandingan Biaya Freight: Bandingkan tarif antar kurir untuk asal, tujuan, berat, dan volume tertentu
• Dokumen dihasilkan: Bill of Lading, Packing List, Delivery Note, Faktur Komersial, Certificate of Origin
• Pelacakan CO₂ per pengiriman (jarak × faktor moda transportasi)

5.2 Pelacakan Real-Time

• Integrasi API kurir (JNE, Tiki, SiCepat, dll.)
• Status pelacakan: Menunggu Pickup → Dalam Perjalanan → Keluar untuk Pengiriman → Terkirim → Exception
• Riwayat lokasi dengan timestamp

5.3 Konfirmasi Pengiriman

• ePOD (electronic Proof of Delivery)
• Pencatatan kondisi: Baik / Rusak / Sebagian
• Foto pengiriman (opsional)

---

6. Perencanaan Permintaan

Data Historis → Peramalan → Skenario → Pengisian Ulang → Pengadaan

6.1 Peramalan

• Metode statistik: Moving Average (3/6/12 bulan), Exponential Smoothing
• Override manual dengan alasan untuk promosi, musiman, peristiwa pasar
• Pelacakan akurasi peramalan: MAPE (Mean Absolute Percentage Error) per SKU
• Faktor penyesuaian musiman untuk produk dengan pola permintaan

6.2 Perencanaan Pengisian Ulang

• Kebutuhan Bersih = Permintaan Peramalan − Stok Saat Ini − PO Terbuka + Safety Stock
• Kuantitas pesanan yang disarankan berdasarkan EOQ
• Konversi satu klik ke Purchase Requisition

6.3 Perencanaan Skenario

• Simulasi "bagaimana-jika": gangguan pasokan, lonjakan permintaan, perubahan mata uang, pergantian pemasok
• Analisis dampak per SKU dengan peringkat risiko
• Tindakan yang direkomendasikan untuk setiap skenario

---

7. Manajemen Kualitas

Inspeksi Masuk → Lulus/Gagal → NCR → CAPA → Penutupan

7.1 Rencana Inspeksi

• Daftar periksa per grup/kategori item
• Metode sampling: inspeksi 100%, AQL (Acceptable Quality Level), Sampel Tetap
• Kriteria penerimaan per pos pemeriksaan

7.2 Catatan Inspeksi

• Dibuat saat penerimaan barang atau selama produksi
• Skor dan hasil (LULUS / GAGAL) per inspeksi
• GAGAL memicu pembuatan NCR

7.3 Laporan Ketidaksesuaian (NCR)

• Tingkat keparahan: Kritis (keselamatan/regulasi), Besar (fungsi), Kecil (kosmetik)
• Disposisi: Kembali ke Pemasok, Rework, Terima dengan Konsesi, Scrap
• Pelacakan akar masalah dan tindakan korektif
• Status: Terbuka → Dalam Proses → Ditutup

---

8. Administrasi Sistem

8.1 Manajemen Pengguna & RBAC

• Akses berbasis peran per modul: Lihat, Buat, Edit, Hapus, Setujui, Ekspor
• Peran: Admin, Manajer Rantai Pasok, Petugas Pengadaan, Operator Gudang, Koordinator Logistik, Petugas Keuangan, Sales, Viewer Read-Only

8.2 Matriks Persetujuan

• Dapat dikonfigurasi per jenis dokumen (PR, PO, MR, SO)
• Bertingkat: hingga 3 level persetujuan berdasarkan batas jumlah
• Delegasi dapat dikonfigurasi untuk ketidakhadiran

8.3 Penomoran Dokumen

• Penomoran otomatis per jenis dokumen dengan format yang dapat dikonfigurasi
• Prefiks + Tahun + Counter berjalan

8.4 Jejak Audit

• Catatan immutable dari semua tindakan CUD (Buat, Ubah, Hapus) dan persetujuan
• Field: Timestamp, Pengguna, Tindakan, Modul, No. Dokumen, Nilai Lama/Baru
• Retensi: minimal 3 tahun

8.5 Integrasi

• ERP (SAP, Oracle, Odoo) — dua arah
• E-commerce (Shopify, WooCommerce) — pesanan masuk
• Akuntansi (QuickBooks, Xero) — dua arah
• Kurir (JNE, DHL, FedEx) — pengiriman + pelacakan
• Notifikasi: Email (SendGrid/SMTP), SMS (Twilio), Dalam Aplikasi
• SSO: SAML 2.0 / OIDC

---

Versi dokumen 1.0 — Mei 2026 Rahasia — PT SCM Group